Hausverwaltung und Kurzzeitvermietung in Wien: Wer macht was?

Die klassische Hausverwaltung betreut das Gebäude als Ganzes. Dazu gehören in der Regel die Betriebskostenabrechnung, die Instandhaltung der Allgemeinflächen, die Organisation von Reparaturen am Haus und — in Wohnungseigentums-Objekten — die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft samt Rücklage und Eigentümerversammlung. Ihr Auftrag kommt dabei meist von der Gemeinschaft der Eigentümer, nicht vom einzelnen Wohnungseigentümer.

Was in diesem Aufgabenbild nicht vorkommt: der Betrieb einer einzelnen Wohnung als Gästeunterkunft. Gästeanfragen, Preisgestaltung, Reinigung nach jeder Abreise, Ortstaxe und die Abrechnung je Buchung sind keine Hausverwaltungs-Aufgaben — und werden von Hausverwaltungen üblicherweise auch nicht angeboten.

Diese Trennung ist kein Mangel, sondern sachgerecht: Ein Gebäude verwaltet man anders als einen Beherbergungsbetrieb. Problematisch wird es erst, wenn die Rollen unklar bleiben — wenn etwa niemand die Ortstaxe meldet oder sich niemand für die Gäste zuständig fühlt.

Der Vermietungsbetrieb beginnt bei der Vermarktung: Inserate auf den relevanten Buchungskanälen, ein zentraler Kalender über alle Kanäle und eine dynamische Preissteuerung, die sich an Nachfrage und Saison orientiert. Dazu kommt die vollständige Kommunikation mit den Gästen — von der Anfrage bis zur Abreise. Der Eigentümer hat dabei keinen Gästekontakt.

Vor Ort gehören dazu die Reinigung nach jedem Aufenthalt mit Foto-Dokumentation vor und nach jeder Reinigung, Mietwäsche nach Wäscherei-Standard und der digitale Self-Check-in per Smart-Lock. Zugangsdaten erhalten Gäste erst, nachdem das gesetzliche Gästeblatt ausgefüllt ist — ein Pflichtschritt, der zugleich der Verifizierung dient.

Und schließlich die kaufmännische Seite je Einheit: Die Ortstaxe wird pro Buchung eingehoben und an die MA 6 abgeführt — ihre Höhe ist gesetzlich gestaffelt und richtet sich nach der jeweils geltenden Verordnung. Die BAO-konforme Monatsabrechnung kommt am 5., die Auszahlung folgt per SEPA bis zum 15. Nichts davon gehört zum klassischen Leistungsbild einer Hausverwaltung.

Die Arbeitsteilung ist klar: Die Hausverwaltung bleibt für das Haus zuständig — Betriebskosten, Allgemeinflächen, Anliegen der Gemeinschaft. KEYO führt im Auftrag des einzelnen Eigentümers den Vermietungsbetrieb seiner Einheit. Beide Rollen bestehen nebeneinander — so, wie auch ein Geschäftslokal im Erdgeschoss einen eigenen Betreiber hat, während das Haus verwaltet bleibt.

Am bestehenden Verwaltungsvertrag des Hauses ändert sich dadurch nichts. Das Mandat für die Vermietung erteilen Sie als Eigentümerin oder Eigentümer separat für Ihre Wohnung — KEYO wird also nicht für die Gemeinschaft tätig, sondern ausschließlich für Sie.

Berührungspunkte gibt es dennoch. Die Hausordnung gilt auch für Gäste, und bei Themen, die das ganze Haus betreffen — etwa Schäden an Allgemeinflächen — bleibt die Hausverwaltung die richtige Ansprechpartnerin. Ein geordneter Betrieb mit Gästeblatt, Self-Check-in und professioneller Reinigung kann typischen Reibungspunkten im Haus vorbeugen.

Auch rechtlich spielt die Ebene des Hauses mit: In Wohnungseigentums-Objekten kann für die Kurzzeitvermietung die Zustimmung der Miteigentümer erforderlich sein, und seit der Wiener Bauordnungsnovelle 2024 ist die gewerbliche Kurzzeitvermietung in Wohngebäuden in vielen Fällen bewilligungspflichtig — zuständig ist die MA 37. Diese Fragen muss Ihre Hausverwaltung nicht lösen; sie sollte aber, je nach Konstellation, eingebunden sein.

Bevor Zuständigkeiten verteilt werden, steht die Grundfrage: ob und über welchen Vermietungsweg Ihre Wohnung legal vermietbar ist — klassische Kurzzeitvermietung mit Bewilligung, die Hauptwohnsitz-Regelung (Richtwert bis 90 Nächte pro Jahr, nur für natürliche Personen mit beibehaltenem Hauptwohnsitz) oder die mittelfristige Vermietung ab rund einem Monat. Das hängt unter anderem von der Widmung, dem Wohnungseigentumsvertrag und der geplanten Nutzung ab; ob Ihre Adresse in einer Wohnzone liegt, ist im Flächenwidmungsplan der Stadt Wien (wien.gv.at) einsehbar.

In der Praxis bewährt sich eine einfache Ordnung: ein Ansprechpartner für das Haus (die Hausverwaltung), ein Ansprechpartner für den Betrieb der Einheit (KEYO) — und ein Eigentümer, der beide Mandate kennt. So ist für jede Frage, vom Wasserschaden im Stiegenhaus bis zur Monatsabrechnung, klar, wer zuständig ist.

Der erste Schritt ist die kostenlose Objektprüfung: Wir sehen uns Ihre Ausgangslage an, empfehlen einen realistischen Vermietungsweg und klären mit Ihnen, wie die Rollenverteilung gegenüber Ihrer bestehenden Hausverwaltung aussieht. Unverbindlich, ohne Fixkosten — und ohne dass sich an der Verwaltung Ihres Hauses etwas ändern muss.